Cómo programar recordatorios de citas por WhatsApp para tus clientes

Para programar un recordatorio de cita por WhatsApp en WA Reminders, entra en Programar, elige al cliente de tus contactos, selecciona una plantilla, pon la fecha y hora de la cita y decide cuándo sale el mensaje, por ejemplo 1 día antes. A esa hora el recordatorio se envía desde tu propio número de WhatsApp, sin que tengas que hacer nada más.

No necesitas una agenda digital, un sistema de reservas ni otro programa. La primera configuración lleva unos diez minutos; después, cada recordatorio te toma menos de un minuto.

Esta guía recorre cada paso con los nombres exactos que verás en pantalla. Si todavía estás comparando formas de enviar recordatorios, empieza por la guía completa de recordatorios de citas por WhatsApp.

Lo que necesitas antes de empezar

Esto se hace una sola vez:

1. Una cuenta de WA Reminders. Los planes empiezan en 19 USD al mes y todos tienen garantía de devolución de 14 días.
2. Tu WhatsApp vinculado. Entra en Configuración y busca la sección WhatsApp. En tu teléfono, abre WhatsApp, ve a Dispositivos vinculados y toca Vincular un dispositivo. Luego apunta la cámara al código QR de la pantalla, igual que con WhatsApp Web. Desde ese momento los recordatorios salen de tu número, y si un cliente responde, la respuesta te llega a tu WhatsApp de siempre.
3. La zona horaria correcta. También está en Configuración. Todas las horas que pongas en la app se interpretan en esa zona, así que revísala antes de programar nada.

Paso 1: guarda a tus clientes como contactos

Abre Contactos en el menú. Para agregar a un cliente, haz clic en Agregar contacto y completa Nombre, Apellido y Número de teléfono. Para traer a todos de una vez, haz clic en Importar y elige una opción:

• Desde un archivo: un CSV exportado de tu software de gestión o de una hoja de cálculo.
• Desde Google Contacts: los contactos guardados en tu cuenta de Google.
• Desde tu teléfono: abre WA Reminders en el celular y elige contactos de tu agenda. Aquí lo explicamos paso a paso: cómo usar los contactos de tu teléfono.

Si te saltas este paso, igual puedes guardar clientes nuevos mientras programas (lo verás en el paso 3).

Paso 2: escribe tu recordatorio una vez, como plantilla

Tu recordatorio suele ser igual para todos los clientes; solo cambian el día y la hora. Guárdalo una vez como plantilla.

Ve a Plantillas, haz clic en Crear Plantilla, ponle un Nombre de la plantilla (por ejemplo "Recordatorio de cita") y escribe el Mensaje de la plantilla. Después haz clic en Guardar.

Para lo que cambia en cada cita, usa variables. WA Reminders las reemplaza en el momento del envío:

• {{DD_ES}}: el día de la semana en español, por ejemplo lunes.
• {{DD/MM}} o {{DD/MM/YYYY}}: la fecha de la cita.
• {{hh}}: la hora en formato de 24 horas, por ejemplo 15:00. Si prefieres AM/PM, usa {{HH}}.
• {{event_title}}: lo que escribas en el Título del Mensaje al programar.

No hay una variable para el nombre del cliente. El truco es escribir su nombre en el Título del Mensaje y empezar la plantilla con {{event_title}}:

Hola {{event_title}}, te escribe Laura de Clínica Dental Sonrisa.
Te recuerdo tu cita del {{DD_ES}} {{DD/MM}} a las {{hh}}.
Si no puedes venir, respóndeme por aquí y buscamos otro horario.

La última línea es la más importante. Un recordatorio que invita a responder te avisa a tiempo de quién no va a venir, y ese hueco se lo puedes dar a otra persona. Tienes más textos listos para copiar en estas plantillas de recordatorio de cita por WhatsApp.

Paso 3: programa el recordatorio

Haz clic en Programar en el menú. La página se llama Programar un mensaje y se completa de arriba abajo:

1. Título del Mensaje. Escribe el nombre del cliente, por ejemplo "Ana". Rellena {{event_title}} en tu plantilla y te ayuda a encontrar el recordatorio después.
2. Elige una plantilla para enviar como mensaje. Selecciona la plantilla que guardaste. Para un texto puntual, elige Escribir Mensaje Personalizado y escríbelo en el cuadro Mensaje único.
3. Para. Haz clic en el ícono de contactos junto al campo (al pasar el mouse dice Elegir de contactos) y elige al cliente en Elige un contacto. También puedes escribir el número con el código de país. Si ese número no está guardado, aparece el ícono Agregar como nuevo contacto para guardarlo sin salir del formulario.
4. Hora del evento. Pon la fecha y hora de la cita, no la hora a la que quieres que salga el mensaje. Justo debajo verás tu zona horaria.
5. Enviar el mensaje. Elige con cuánta anticipación sale el recordatorio: desde En el momento del evento hasta 7 días antes de la hora del evento. Para la mayoría de las citas, lo que mejor funciona es 1 día antes de la hora del evento: el cliente tiene tiempo de organizarse o de avisarte que no puede ir.
6. Duración del Evento. Indica cuánto dura la cita.

El resto de los campos los puedes dejar como están.

Paso 4: agrega un segundo aviso más cerca de la hora (opcional)

Hay clientes a los que les viene bien un aviso el mismo día. Marca Enviar Mensaje de Seguimiento y luego:

• En Tiempo de Seguimiento, elige 1 hora antes de la hora del evento (o 30 o 5 minutos antes).
• En el segundo campo Elige una plantilla para enviar como mensaje, elige el texto de este segundo aviso. Uno corto funciona bien: "¡Te espero en una hora, Ana!"

Si el seguimiento va antes de la cita, tiene que salir después del primer recordatorio. Con un recordatorio 1 día antes, puedes elegir 1 hora, 30 minutos o 5 minutos antes. Tiempo de Seguimiento también tiene opciones para después de la cita, de 5 minutos después a 2 horas después, útiles para agradecer la visita o pedir una reseña.

Elige primero Enviar el mensaje y después marca el seguimiento: si cambias Enviar el mensaje, la casilla de seguimiento se desmarca.

Paso 5: guarda, o guarda y programa el siguiente

Abajo tienes dos botones:

• Guardar programa el recordatorio y te lleva a tu lista de mensajes.
• Guardar y Programar otro mensaje lo programa y te abre un formulario vacío para el siguiente cliente. La plantilla y la opción de Enviar el mensaje ya vienen elegidas, así que solo cambias el cliente y la hora.

Si tienes varias citas por delante, el segundo botón te ahorra muchos clics. Así puedes enviar los recordatorios de las citas de mañana en cinco minutos.

Ver, editar o cancelar tus recordatorios programados

Haz clic en Mensajes en el menú para ver todo lo que programaste. Cambia entre Semana y Día, o escribe un nombre o un número en Buscar eventos.

Cada recordatorio tiene un menú con tres opciones:

• Vista previa muestra el mensaje con las variables ya reemplazadas. Úsala para comprobar que la fecha y la hora se leen como esperas.
• Editar abre el mismo formulario para cambiar el cliente, la hora o el mensaje.
• Eliminar cancela el recordatorio. Como dice la confirmación, los destinatarios no recibirán ningún mensaje.

Puedes editar o eliminar un recordatorio mientras no se haya enviado. Si un mensaje no pudo salir, por ejemplo porque tu WhatsApp estaba desconectado, el menú muestra también Reintentar envío.

Clientes que vienen todas las semanas

Para sesiones semanales de terapia, clases o un tratamiento de kinesiología, no hace falta programar cada recordatorio a mano. Marca Evento Repetible y cada sesión tendrá su aviso. Te lo explicamos en recordatorios de citas recurrentes por WhatsApp.

Otras formas de enviar recordatorios

Programar los recordatorios tú mismo es lo que hace la mayoría de los clientes de WA Reminders. Si te conviene más, hay dos alternativas:

• Tus clientes reservan solos. Comparte tu página de reservas por WhatsApp: el cliente elige un horario y la confirmación y el recordatorio se programan solos.
• Ya llevas la agenda en un calendario. WA Reminders también puede enviar un recordatorio por cada evento de tu calendario; lo explicamos en la guía de recordatorios de citas por WhatsApp con Google Calendar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mandar el mismo recordatorio a varios clientes?

Sí, hasta cuatro personas por recordatorio. Haz clic en Agregar otro destinatario (el ícono +) junto al campo Para. Cada persona lo recibe en su propio chat, no en un grupo. Sirve, por ejemplo, para avisar a un paciente y a su madre o padre. Para clientes distintos a horas distintas, programa un recordatorio para cada uno con Guardar y Programar otro mensaje.

¿Puedo editar o cancelar un recordatorio?

Sí. En Mensajes, abre el menú del recordatorio y elige Editar o Eliminar. Puedes hacerlo mientras el mensaje no se haya enviado. Las sesiones de una serie recurrente funcionan un poco distinto: lo explicamos en la guía de recordatorios recurrentes.

¿Mis clientes tienen que instalar algo?

No. Reciben un mensaje de WhatsApp normal, en el mismo chat que ya tienen contigo. No necesitan ninguna app, cuenta ni enlace.

¿El recordatorio sale de mi propio número?

Sí. WA Reminders envía desde el número de WhatsApp que vinculaste con el código QR. No necesitas un número nuevo ni la API de WhatsApp Business, y las respuestas te llegan a tu propio WhatsApp.

Empieza a programar tus recordatorios

Vincula tu WhatsApp, guarda tu plantilla y programa tu primer recordatorio hoy. Crea tu cuenta de WA Reminders. Todos los planes incluyen garantía de devolución de 14 días.