Envía por WhatsApp los recordatorios de las citas de mañana en cinco minutos

Al terminar tu jornada, abre WA Reminders, haz clic en Programar y, para cada cita de mañana, elige al cliente, deja tu plantilla guardada, pon la hora y haz clic en Guardar y Programar otro mensaje. Con una plantilla y tus clientes guardados como contactos, cada recordatorio te lleva menos de un minuto: un día completo de citas, unos cinco.

Los recordatorios salen desde tu propio número de WhatsApp. No tienes que pasar tu agenda a ningún lado: esta rutina funciona igual si tus citas están en una agenda de papel, en un cuaderno, en tus chats de WhatsApp o en tu cabeza.

Para quién es esta rutina

Muchos profesionales no llevan la agenda en una app, y tampoco quieren hacerlo. Una kinesióloga con su agenda de papel, un peluquero que da turnos por WhatsApp, una profesora particular que se sabe la semana de memoria. Todos necesitan lo mismo: que cada cliente reciba su recordatorio sin escribir el mismo mensaje ocho veces cada noche.

Si prefieres que tus clientes reserven solos, en la guía de recordatorios de citas por WhatsApp tienes las otras opciones.

Lo que preparas una sola vez (unos diez minutos)

Antes de tu primera noche, haz estas tres cosas:

1. Vincula tu WhatsApp. En Configuración, escanea el código QR desde WhatsApp en tu teléfono (Dispositivos vinculados y luego Vincular un dispositivo), igual que con WhatsApp Web.
2. Guarda una plantilla de recordatorio. En Plantillas, haz clic en Crear Plantilla y escribe el texto que siempre mandas. Usa variables para que el día y la hora se completen solos:

Hola {{event_title}}, te escribe Marco de Estudio Peluquería.
Te recuerdo tu turno del {{DD_ES}} {{DD/MM}} a las {{hh}}.
Si no puedes venir, respóndeme y lo cambiamos.

3. Guarda a tus clientes habituales como contactos. En Contactos, haz clic en Importar para traerlos desde un archivo, desde Google Contacts o desde tu teléfono, o agrégalos de a uno con Agregar contacto.

En la guía paso a paso para programar recordatorios de citas te explicamos cada punto en detalle. Y si buscas ideas para el texto, aquí tienes plantillas de recordatorio de cita por WhatsApp.

La rutina, cada tarde

Abre la página de mañana en tu agenda y haz clic en Programar en WA Reminders. Después, para cada cita:

1. Título del Mensaje: escribe el nombre del cliente. Rellena {{event_title}} en tu plantilla, así el mensaje empieza con su nombre.
2. Elige una plantilla para enviar como mensaje: tu plantilla ya está elegida. El formulario recuerda la última que usaste.
3. Para: haz clic en el ícono de contactos (Elegir de contactos) y elige al cliente.
4. Hora del evento: la fecha ya viene puesta en mañana, así que normalmente solo cambias la hora.
5. Enviar el mensaje: también se recuerda de la vez anterior; lo eliges una vez y lo dejas.
6. Haz clic en Guardar y Programar otro mensaje.

El formulario se vuelve a abrir vacío, con tu plantilla y la anticipación ya puestas. Repite con el siguiente cliente. En el último, haz clic en Guardar.

Para terminar, abre Mensajes, cambia a Día y ve a mañana. Tienen que estar todos. Abre el menú de un recordatorio y elige Vista previa para comprobar que el mensaje se lee como esperas.

¿Cuándo le llega el recordatorio al cliente?

Depende de lo que elijas en Enviar el mensaje y de la hora a la que hagas la rutina.

Si el momento de envío que eliges ya pasó, el recordatorio sale un par de minutos después de guardarlo. Para esta rutina, muchas veces es justo lo que quieres. Por ejemplo, haces la rutina a las 18:00 y eliges 1 día antes de la hora del evento. Para una cita a las 10:00, "1 día antes" fue hoy a las 10:00, así que el recordatorio sale esta misma tarde. Para una cita mañana a las 19:00, sale hoy a las 19:00.

Esto tiene dos consecuencias prácticas:

• Haz la rutina a una hora razonable. Antes de las 20:00 es una buena regla. Un recordatorio a las 23:00 molesta, aunque sea útil.
• Suma un aviso el mismo día. Marca Enviar Mensaje de Seguimiento y elige 1 hora antes de la hora del evento en Tiempo de Seguimiento. El cliente recibe un recordatorio la tarde anterior y otro justo antes de salir. La casilla de seguimiento empieza desmarcada en cada recordatorio nuevo, así que márcala cada vez; su plantilla sí se recuerda.

Si prefieres que el aviso llegue exactamente 24 horas antes, adelántate un día: haz la rutina con las citas de pasado mañana.

Trucos para ir más rápido

• Una buena plantilla hace el trabajo. Si las variables cubren el día y la hora, nunca tienes que tocar el texto.
• Guarda a cada cliente nuevo. Cuando escribas un número que no está guardado, haz clic en el ícono Agregar como nuevo contacto que aparece al lado. La próxima vez lo tendrás a un clic.
• Saca a los clientes fijos de la lista de cada noche. Quien viene todos los martes no necesita que lo programes cada semana. Configúralo una vez como recordatorio de cita recurrente y tu lista de la tarde se acorta.
• ¿Dos personas, una cita? Haz clic en Agregar otro destinatario para mandar el mismo recordatorio a hasta cuatro personas, por ejemplo al padre o la madre de un paciente menor.
• Hazlo desde el celular si te queda más cómodo. WA Reminders funciona en el navegador del teléfono, así que puedes hacer la rutina desde el sillón con la agenda abierta al lado.

Preguntas frecuentes

¿Y si un cliente cancela después de que programé el recordatorio?

Abre Mensajes, busca la cita, abre su menú y elige Eliminar. El cliente no recibirá nada. Si lo que cambió es la hora, elige Editar y actualiza la Hora del evento.

¿Necesito Google Calendar o un sistema de reservas para esto?

No. Todo se hace dentro de WA Reminders. Tu agenda puede seguir siendo de papel.

¿El cliente se da cuenta de que el mensaje estaba programado?

No. WA Reminders envía exactamente el texto de tu plantilla, sin agregar nada. Le llega desde tu número de WhatsApp, en el mismo chat que ya tiene contigo, y si responde, la respuesta te llega a tu WhatsApp.

Pruébalo esta noche

Prepara tu plantilla y tus contactos una vez y, a partir de ahí, los recordatorios de mañana te llevan cinco minutos. Crea tu cuenta de WA Reminders. Los planes empiezan en 19 USD al mes y todos tienen garantía de devolución de 14 días.